El objetivo principal no es aprender a administrar el tiempo, sino aprender a administrarnos a nosotros mismos

 

EL DESDE DÓNDE:

Me di cuenta, tarde como nos pasa a todos, de que tenía un problema grave de tiempo, no me daba la vida para nada y llegaba el final del día y parecía que mi lista de tareas por hacer no solo no disminuía sino que no dejaba de aumentar. Había pasado un año en otra franja horaria distinta a España y al volver tenía la sensación de que no avanzaba. Analizando el problema y de dónde venía esa sensación justo al volver a establecerme en Madrid, me percaté de que la clave estaba precisamente en eso: el cambio horario. Cuando me levantaba en Texas en España era ya la una de la tarde, por lo que cuando me ponía a trabajar ya había podido clasificar mentalmente en lo que iba a trabajar ese día, tenía claro qué era lo urgente, qué era lo importante y qué no. Al volver a Madrid el día me comía, me entraban constantemente tareas (emails, llamadas, reuniones...) por lo que mi cerebro no era capaz de procesar en el momento las prioridades.

EL QUÉ:

El objetivo principal no es aprender a administrar el tiempo, sino aprender a administrarnos a nosotros mismos - Peter Drucker. 

EL CÓMO:

Durante una semana recopilé todas las tareas que realizaba, el tiempo que les dedicaba, cada interrupción que tenía, absolutamente todo en un excel. Luego agrupé las tareas por tipo y finalmente sumé los tiempos. Mi sensación era cierta... la mayor parte de mi tiempo iba a tareas que no le aportaban valor al negocio y me drenaban la energía para realizar las otras.

Por lo que introducí en mi vida la tan manida Matriz de Eisenhower. Anoté todas las tareas pendientes en un excel y le asigné de forma individual un valor según su importancia y otro valor según su urgencia, teniendo en cuenta el impacto, los plazos y mis objetivos a largo plazo. Luego coloqué cada una en el cuadrante correspondiente (Urgente e importante, Importante y no urgente, Urgente y no importante, No urgente y no importante). Establecí prioridades en cada cuadrante para colocarlas en el orden preciso, empezando por Urgente e importante. Y me ayudó a centrarme en lo importante y a no distraerme con las tareas que no tenían relación con el objetivo final.

El siguiente paso estaba claro, generar una matriz para la empresa, donde todos los líderes de equipo apuntaban las tareas que se realizaban y entre todos se les daba valor de importancia y urgencia. Era tarea de todos priorizar los trabajos de cada departamento, pero además sirvió para que todos entendieran qué hacía el resto para conseguir los objetivos de negocio. 

EL PARA QUÉ:

Identificar las tareas y priorizarlas para focalizar nuestra energía en las más importantes nos puede ayudar a que nuestro día realmente impacte en el resultado del negocio. Si lo ponemos en común con el resto del equipo nos ayudará a definir el plan a un año de la empresa en base a las tareas importantes no urgentes y a identificar los objetivos transversales a toda la compañía.

SE TRADUCE EN:

Una de los quebraderos de cabeza que más se repite entre los emprendedores con los que trabajo habitualmente es el tema de la gestión del tiempo. Y es de esos temas que solamente salen como frustración pero no se suele abordar precisamente porque lleva tiempo. Aplicar herramientas como esta matriz proporciona un primer avance para poder ser consciente de qué es prioritario no solo para el día sino a largo plazo. 

EN ESCALE:

Forma parte del cuarto paso de la metodología: A de Asegurar avances. Más info aquí: www.escale.club.

POR DÓNDE EMPEZAR:

Un libro: El ejecutivo eficaz, Peter Drucker